Maar hoe kom je daar? Creq heeft Pluryn begeleid in het traject om die stappen vorm te geven, en te komen van idee tot uitvoering. Denk aan het definiëren van verschillende werkstromen, en het uitwerken van mogelijke scenario’s. Het uiteindelijke voorkeursscenario had als eerste stap het samenvoegen van het intranet en het “tegeltjesportaal” tot één nieuw portaal, en zo gingen we aan de slag. De keuze viel hierbij op het sociale portaal van A&M Impact, waarmee een gebruiksvriendelijke en interactieve digitale omgeving is gekozen. Van selectie naar realisatie tot implementatie en sinds februari is Pip dan echt in gebruik: het Pluryn Informatie Portaal. Elke medewerker heeft via Pip gemakkelijk toegang tot organisatie nieuws, applicaties en kan snel zoeken naar informatie waaronder kwaliteitsprotocollen of praktische informatie zoals verlof of lopende projecten. Via de Pippraat, groepen waar collega’s digitaal samenkomen, kan men kennis en inspiratie uitwisselen om elkaar te versterken in het werk.

Wij feliciteren Pluryn met dit mooie resultaat, een mooie basis om op door te ontwikkelen!

Bij Talma Urk staat februari in het teken van innovatie. De organisatie introduceert een volledig vernieuwde digitale werkomgeving, ondersteund door verbeterde wifi-infrastructuur en vernieuwde apparatuur. Het doel? Talma transformeren naar een toekomstbestendige organisatie met geen gedoe voor de zorgmedewerker.

Enkele belangrijke onderdelen van deze verandering:
– Flexibel werken: eenvoudig wisselen tussen apparaten en gebruikers.
– Gebruiksgemak: slechts één keer inloggen voor alle applicaties.
– Veiligheid en toegankelijkheid: bestanden veilig opslaan in de cloud.
– Betrouwbaarheid: werken op een sneller en veiliger netwerk.

Deze transitie wordt gedragen door nauwe samenwerking met zorgmedewerkers via het train-de-trainer-principe. Door gedreven zorgmedewerkers aan te wijzen als ambassadeurs, zorgen we ervoor dat veranderingen niet alleen soepel worden geïntroduceerd, maar ook goed worden omarmd door de organisatie. Deze ambassadeurs fungeren als aanspreekpunt en kartrekkers, en spelen een sleutelrol in het succes van deze digitale transformatie.

Bij Creq zijn we trots op onze bijdrage aan dit traject, waarbij we niet alleen technologie implementeren, maar ook zorgen dat het écht werkt voor de mensen op de werkvloer. In nauwe samenwerking met a&m impact en SLTN bouwen we aan een efficiëntere, veiligere en toekomstbestendige zorgomgeving.

Zorgbalans heeft de overstap gemaakt naar Office 365 en een vernieuwd sociaal portaal, waarbij gewerkt wordt met bijvoorbeeld OneDrive en Teams. Het adoptietraject begint altijd met het inventariseren van de wensen en eisen met betrekking tot de manieren van adoptie, zoals handleidingen, webinars, fysieke scholingen, e-learnings, enzovoort. Het is allemaal mogelijk bij Creq!

In het DWO-traject staat de (zorg)medewerker altijd centraal. Niet elke medewerker is namelijk even bedreven in het gebruik van nieuwe technologie; dat noemen wij een ‘Digistarter’. Wij begeleiden de (zorg)medewerker bij grootste veranderingen die plaatsvinden en benadrukken de voordelen van het werken met Office 365. In de Wegwijzers leggen we stap voor stap (met behulp van afbeeldingen) uit hoe men gebruik moet maken van de nieuwe functionaliteiten van Office 365. In de webinars en scholingen doorlopen we dezelfde stappen met een demo, waarbij de (zorg)medewerkers direct kunnen meeklikken en vragen kunnen stellen. Bovendien delen we in de webinars en scholingen de nodige tips & tricks. Ons doel is om de (zorg)medewerker vertrouwd te maken met de nieuwe DWO en ervoor te zorgen dat het een echte ‘Digitopper’ wordt.

Op 20 november was het eindelijk zover voor Zorgbalans, de dag van de livegang. Met behulp van twee Wegwijzers, drie webinars en meer dan 20 scholingen hebben wij de (zorg)medewerkers van Zorgbalans binnen vier weken voorzien van de nodige kennis op het gebied van de nieuwe digitale werkomgeving. Een nieuwe werkomgeving blijft even wennen, maar aan het einde van de rit zijn het ware Digitoppers!

Om Amerpoort hierbij te ondersteunen zijn onze collega’s Charmijne, Michel en Marie-Sophie aangesloten bij de werkgroep Adoptie. 

De kracht van gebruikersadoptie – wat verstaan wij eronder?

Het zit hem in het woord: adoptie. Creq denkt mee vanuit het gebruikersperspectief. Wat gaat er voor iemand anders zijn? Hoe kan iemand na live gaan met zelfvertrouwen weer aan de slag? Creq biedt deze ondersteuning op het gebied van communicatie en opleiden. We zijn pas geslaagd als alle medewerkers enthousiast worden, zich ondersteund voelen en echt gaan profiteren van hun nieuwe werkplek.

Momenteel zijn we druk bezig met de instructies die dienen als Werkplek Wegwijzer en het testen van de nieuwe werkplek (zie foto). Binnenkort zijn wij te vinden bij verschillende Amerpoort locaties voor de uitrol van MijnAmerpoort. Samen met alle Amerpoort-ers zorgen we ervoor dat iedereen zo goed mogelijk van start kan gaan!

Ook Creq mocht hierbij de handen uit de mouwen steken en heeft meegeholpen aan de gebruikersadoptie als onderdeel van het digitale werkplek project. Samen met de digicoaches zijn er handleidingen met veelgestelde vragen opgesteld, online demo’s en fysieke scholingen verzorgd en is flink ingezet op ondersteuning op locatie. 

Inmiddels is het project met succes afgerond en kan Beweging 3.0 ook dankzij Creq een start maken aan de digitale toekomst!

De Lunet zorg-medewerkers hebben, gelukkig vlak voor de corona pandemie uitbrak, de beschikking gekregen over een moderne, veilige werkplek met nieuwe mobiele apparatuur. Zij krijgen hiermee overal veilig toegang tot de Lunet zorg-systemen. Zij kunnen nu online communiceren en samenwerken met Office 365 en Teams. De ‘oude’ Citrix omgeving is nog slechts bij enkele medewerker in gebruik.

Kenmerkend voor de aanpak was de intensieve samenwerking in het projectteam van diverse expertisegebieden zodat de veranderingen in de techniek, in de functionaliteit en voor de gebruikers naadloos op elkaar aansloten. Door omstandigheden moest de implementatie sterk worden versneld. Dit betekende een grote verandering voor de gebruikers in korte tijd. Dit is opgevangen met floorwalkers die de gebruikers op de werkvloer ondersteunde. De inzet van Creq bestond uit projectleiding, architectuur en ondersteuning bij gebruikersadoptie.

Lees ‘Lunet zorg is ‘just-in-time’ met digitale werkomgeving’ van Simac Cloud Connect (oktober 2020) voor nog meer informatie over de transitie en de werkomgeving:

Een RACI-model is een acroniem vanuit het Engels en staat voor Responsible, Accountable, Consulted en Informed. Door middel van een matrix wordt in kaart gebracht op welke wijze functies en rollen deelnemen in een bedrijfsproces bij het voltooien van taken.

Om te komen tot een RACI-model heeft Wendy de afgelopen maanden bestaande documentatie van Dichterbij (functieomschrijvingen, procesbeschrijvingen etc.) geanalyseerd om na te gaan welke zorgprocessen er zijn en welke functies en rollen een rol spelen binnen het primaire zorgproces. Vervolgens zijn deze processen getoetst aan de praktijk door werksessies te organiseren en interviews af te nemen met zorgmedewerkers en administratie. Aangezien een RACI-model aan verandering onderhevig is, is tot slot een beheerplan opgesteld. Hierdoor kan de actualiteit van het RACI-model geborgd worden.